突然、上司や先輩社員から『幹事は、新人の仕事だから』と言われて困っていませんか？
『正直、面倒くさい。』『何をやればいいのかわからない』・・・・実は、とっても簡単です！
なぜなら、言うほど大したことしません。
こんな簡単な作業で、上司や先輩からの評価が上がるなんてコスパ最強の仕事です☆
私は、これまで数々の飲み会やイベントで幹事を任されてきました。
職場内の少人数な飲み会はもちろんのこと、数百人規模の忘年会や同窓会、結婚パーティーなど多種多様なイベントの幹事を任されてきました。
イベント終了時、参加者たちから『ありがとう。楽しかった♪』との笑顔満足度は１００％
おかげで、勝手に『仕事ができるやつ』として評価してもらえます。
この記事では、幹事に任命されたが何から始めればいいのかわからないお悩みに対して基本の進め方を教えます。
この記事を読むと、『なんだ、幹事って楽勝じゃん☆彡』と思えるはずです。
幹事任命～飲み会前日までにやること
※この記事では、中規模（２０人程度まで）飲み会が対象です。
中規模飲み会の幹事は一人で行えないことはないですが、方向性に迷うことがあるので相談相手を１～２人用意しておくと心強いです。
出来れば、男女一人ずつ相談相手がいると意見が偏らないでしょう。
もちろん、一人で完璧に遂行することができれば出世コースのの道も切り開けるでしょう。
相談相手を見つけたら、次の３つに絶対に取り掛かりましょう。
- 日程調整
- お店選び
- 参加者への連絡
そんなの当たり前じゃん！っと思いますよね？
そうなんです！当たり前のことをやるのが幹事なんです！！
こんな簡単な作業で出世コースです。コスパ最強☆
日程調整
日程確認には様々な手段・方法があります。
- LINEの日程調整や調整さん（職場内の仲が良く、フランクな職場）
- Googleフォーム（一般的な職場）
- 直接全員に聞いて回って集計する（頭のお堅いアナログ上司がいる職場）
職場の雰囲気に合わせた手法を選ぶとよいでしょう。
中規模飲み会は、なるべく多くの人が参加できそうな日程を選びましょう。
日程調整の際も、繁忙期や平日のど真ん中は避けて提案することをおススメします。
人によっては『暇なのはお前だけだよ。』っといった感情を抱かれてしまいます。
空気を読んで行動しましょう。
お店選び
日程が決まれば、すぐにでもお店を決めましょう。
中規模飲み会の場合は、お店のキャパなどの制約がかかってくるので１～２か月前には決定するよう動きます。
予約
中規模飲み会の場合は、コース（飲み放題付き）で予約します。
コースの場合、予算については4000～5000円程度のを選んでくと無難です。
安いコースは大学生向きなため、フードなどが安っぽく、年齢層に幅のある会社の飲み会などでは好まれません。
大学生感覚のまま幹事をしてしまうと大失敗してしまう恐れがあるので注意してください。
初見の飲み会でわからない場合は、正直に上司・先輩に相談してください。
お店の選び方
無難な選び方
- グルメサイトの高評価のお店を選ぶ
- 会社近くの馴染みの店に選ぶ
- 上司におすすめの（行きたい）お店を選ぶ
少しでも上司・先輩評価を上げたい選び方
- 地元密着飲食系ブロガーやインフルエンサーの記事を読み漁り選ぶ
- アラフォー以上の先輩女性たちに教えを乞う
- 取引先（下請け業者）の営業マンに聞いてみる
事前に下見したほうが間違いないですが、新人幹事にはお金も余裕もないので後者の方々からのアドバイスはかなりおススメです。
難易度高めの裏技
- パーティールームや一軒家などのレンタルスペースを借りる
フードやドリンクすべて調達しなければならないため、非常に難易度は高くなります。
ただし、上手にやれば会費も安く抑えることもでき、周囲や時間を気にする必要はなくなるため２次会の段取りなども不要となります。
完璧ににやり終えた場合は、普通の飲み会幹事とは違い高評価を得られる可能性が高いです。
サプライズ好きな人はぜひチャレンジしてみてください。
参加者への連絡
日程もお店も決まったら、参加者全員に連絡しましょう。
日程調整で事前に予定は押さえてあるので、お店や時間などの詳細な情報を連絡します。
当日は幹事が一番にお店にいることが大前提ではありますが、
不測の事態に備え、予約名まで伝えておくと危機管理能力が高い印象を与えます。
でも絶対に遅れないで行ってください！！
飲み会当日
いよいよ当日です。
幹事なのでなにがなんでも一番にお店に到着しましょう。
席決め
中規模の飲み会に関してはの席順は、くじ引きにしておくといいでしょう。
くじ引きを嫌がる人もいますが、普段接点のない人達との交流も生まれるので結構な確率でうまくいきます。
くじ引きに難色をしめされた場合は、
『人生は一期一会です。今日の出会いを大切にしましょう！』
とか言っておくと大抵の人は何も言えなくなるでしょう。
そんな説得するあなたの姿を見た上司からの評価はうなぎのぼりです。
ただし、歓迎会や送別会などの主賓がいる場合は、主賓と上司を中心近くに配置しておき、その他はくじ引きにしておくでもよいでしょう。
幹事は下座を確保しておけば全く問題ありません。
注文
とにかく乾杯を早く始めたいので、とりあえずドリンクを注文しましょう。
到着した順番に事前に聞いておいて取りまとめておくと、とてもスムーズです。
ハンドルキーパーやお酒の弱い人などは事前に把握しておくと気が利く幹事をアピールできます。
メニュー選びの際に、『今日は車でしたよね？』や『ソフトドリンクメニューはこちらです。』などと声をかけるだけでかなりポイントアップです。
追加注文については、店員さんとの連携が必要となってくるためみんなが集まる前に店員さんと事前に打ち合わせておくとかなりできる幹事でしょう。
乾杯
乾杯の音頭を誰がとるのかは職場のルールによって違います。
特にルールがなければ、№２ぐらいの先輩社員にお願いするのが無難です。
上司（№１）は、締めの挨拶に残しておきましょう。
新人幹事が行わなければならない場合は、手短に大きな声で自信をもって行えば何でもいいです。
例えば、
『お疲れさまです！幹事の〇〇です！きょうは普段の忙しさを忘れてたくさん飲みましょう！乾杯！』
『お疲れさまです！〇〇です！本日は通常業務に負けないぐらい幹事の仕事を頑張ります！乾杯！』
正直誰も覚えてないので元気よく『乾杯！』だけ言っておけば乗り切れます。
飲み会スタート
中規模飲み会の場合は、全体を見渡しながら今日の幹事ですアピールをして周りましょう。
幹事なので一つのテーブル（グループ）に固執する必要はありませんし、面倒臭くなれば抜け出しやすいです。
幹事ですアピールをしながら、ドリンクの減り具合も確認しつつ、いろいろなテーブルに顔を出しましょう。
締めの挨拶
時間がきたら締めの挨拶に移ります。
盛り上がりすぎて時間が押している場合はお店に迷惑が掛かるので雰囲気を見て幹事が促しましょう。
原則、上司（№１）にお願いします。
最後なので決して茶化したりせずまじめな顔をして上司の言葉に耳を傾けましょう。
会計
中規模飲み会の会計は会費制になります。
事前に会費を徴収しておくとよいでしょう。
追加注文や飲み放題以外のドリンクを注文したなどのイレギュラーなことが起きやすい職場は、
会費の設定をコース料金＋αしておきましょう。
もし、余ったら幹事の手間賃として懐に収めておきます。
そこまで計算すると一人で幹事を行ったほうが取り分は大きいですね。
また、会計をクレジットカード払いやキャッシュレス決済などにしてポイントを頂けることも幹事特権の一つです。金額も大きいのでちょっとしたポイ活です。
２次会
コロナ以降、時代の背景もあり２次会は行きたい人のみで行くことが主流です。
無理に段取りしておく必要はなく、その場の雰囲気で決めればいいです。
２次会に行かず帰っても全く問題ないと思います。
後日
飲み会の次の日は参加者に必ずお礼を言いましょう。
直接言うのがベストですが、なかなか会えない場合はメールでもいいのでお礼を伝えましょう。
最後に
ここまでできれば幹事の仕事は終わりです。
中規模飲み会の場合は、多少気を遣う部分もありますが会計時のうまみもあると思えば頑張れます。
幹事の仕事は、事前の段取りさえしっかりできれば、当日は少し気を配りながら楽しむだけです。
幹事が楽しんでいる飲み会は、周りも伝播していきます。
突然、幹事を任されてイヤイヤやっている新人幹事さんたちは、
外れくじとは思わずに思いっきり楽しんでやりましょう。
仕事も飲み会も段取り八分です。
