突然、上司や先輩社員から『幹事は、新人の仕事だから』と言われて困っていませんか？
『正直、面倒くさい。』『何をやればいいのかわからない』・・・・実は、とっても簡単です！
なぜなら、言うほど大したことしません。
こんな簡単な作業で、上司や先輩からの評価が上がるなんてコスパ最強の仕事です☆
私は、これまで数々の飲み会やイベントで幹事を務めてきました。
職場内の少人数な飲み会はもちろんのこと、数百人規模の忘年会や同窓会、結婚パーティーなど多種多様なイベントの幹事を任されてきました。
イベント終了時、参加者たちから『ありがとう。楽しかった♪』との笑顔満足度は１００％
おかげで、勝手に『仕事ができるやつ』として評価してもらえます。
この記事では、幹事に任命されたが何から始めればいいのかわからない人へ超簡単な進め方を教えます。
この記事を読むと、『なんだ、幹事って楽勝じゃん☆彡』と思うまもなく終わっています。
幹事任命～飲み会前日までにやること
※この記事では、小規模（１０人程度まで）飲み会が対象です。
基本、小規模飲み会の幹事は一人で行いましょう。
新人が複数人いる場合は率先して引き受けたほうがいいです。
なぜなら、終わった後のあなたの評価は爆上がりだから。
同期と差をつけるチャンスです。
準備ができたら、次の３つは絶対に行いましょう。
- 日程調整
- お店選び
- 参加者への連絡
そんなの当たり前じゃん！っと思いますよね？
そうなんです！当たり前のことをやるのが幹事なんです！！
こんな簡単な作業で評価が爆上がりです。コスパ最強☆
日程調整
日程確認には様々な手段・方法があります。
- LINEの日程調整や調整さん（職場内の仲が良く、フランクな職場）
- Googleフォーム（一般的な職場）
- 直接全員に聞いて回って集計する（頭のお堅いアナログ上司がいる職場）
職場の雰囲気に合わせた手法を選ぶとよいでしょう。
少人数の飲み会は、基本全員が参加できる日程を調整します。
どうしても全員の都合が合わない場合は、上司や先輩に相談してみるのもいいかもしれません。
仕事の業績とは関係ない相談をすることで新人らしさをアピールすることができ、上司・先輩から可愛がられる傾向にあります。
お店選び
日程が決まれば、すぐにでもお店を決めましょう。
少人数なので、予約をする時期やお店の種類は関係なく選べます。
予約
予約するにあたり、次のパターンがあります。
- コース（飲み放題付き）で予約する
- 席だけ予約（注文は当日）
どちらのパターンかは職場のルールがあるので、これまで開催された飲み会のルールに従いましょう。
コースの場合、予算については4000～5000円程度のを選んでくと無難です。
初見の飲み会でわからない場合は、正直に上司・先輩に相談してください。
お店の選び方
無難な選び方
- グルメサイトの高評価のお店を選ぶ
- 会社近くの馴染みの店に選ぶ
- 上司におすすめの（行きたい）お店を選ぶ
少しでも上司・先輩評価を上げたい選び方
- 地元密着飲食系ブロガーやインフルエンサーの記事を読み漁り選ぶ
- アラフォー以上の先輩女性たちにオススメなお店を聞いてみる
- 取引先（下請け業者）の営業マンに聞いてみる
事前に下見したほうが間違いないですが、新人幹事にはお金も余裕もないので先輩女性や営業マンからのアドバイスはかなりおススメです。
参加者への連絡
日程もお店も決まったら、参加者全員に連絡しましょう。
日程調整で事前に予定は押さえてあるので、お店や時間などの詳細な情報を連絡します。
当日は幹事が一番にお店にいることが大前提ではありますが、
不測の事態に備え、予約名まで伝えておくと危機管理能力が高い印象を与えます。
飲み会当日
いよいよ当日です。
幹事なので一番にお店に到着しましょう。
業務の関係上、どうしても難しい場合は正直に当日の早い段階で上司に相談しましょう。
報・連・相がちゃんとできているアピールにもなりますし、
案外、早めに仕事を切り上げれるよう調整してくれるかもしれません。
席決め
少人数の飲み会に関してはの席順はあまり考えなくていいです。
なぜなら、到着した順番に勝手に座ります。
最低限、上司が座る位置（上座）ぐらいは押さえておけばよいです。
上座がわからない場合は、注文を取りに来た店員さんから一番遠い席にしておけば間違いないです。
幹事は注文の取りやすい位置をキープしておけば全く問題ありません。
注文
ドリンクオーダー
とにかく乾杯を早く始めたいので、とりあえずドリンクを注文しましょう。
到着した順番に事前に聞いておいて取りまとめておくと、とてもスムーズです。
ハンドルキーパーやお酒の弱い人などは事前に把握しておくと気が利く幹事をアピールできます。
メニュー選びの際に、『今日は車でしたよね？』や『ソフトドリンクメニューはこちらです。』などと声をかけるだけでかなりポイントアップです。
フードの注文が必要な場合
高確率で『幹事（新人）が適当に頼んで』の流れになります。
- 序盤：あまり金額のことは考えずお刺身盛りや串盛りなどのを注文
- 中盤：中価格帯のお腹が満たされるのものを注文
- 終盤：低価格帯のおつまみやデザート類を注文
上司・先輩社員の好みや食べたいもの、お店のおすすめなどを把握しておくと幹事ポイントアップです。
乾杯
乾杯の音頭を誰がとるのかは職場のルールによって違います。
特にルールがなければ、№２ぐらいの先輩社員にお願いするのが無難です。
上司（№１）は、締めの挨拶に残しておきましょう。
新人幹事が行わなければならない場合は、手短に大きな声で自信をもって行えば何でもいいです。
例えば、
『お疲れさまです！幹事の〇〇です！きょうは普段の忙しさを忘れてたくさん飲みましょう！乾杯！』
『お疲れさまです！〇〇です！本日は通常業務に負けないぐらい幹事の仕事を頑張ります！乾杯！』
正直誰も覚えてないので元気よく『乾杯！』だけ言っておけば乗り切れます。
飲み会スタート
始まってしまえば何もすることはありません。
最低限の仕事として、ドリンクの減り具合を気にしておき注文を促せばよいでしょう。
ただし、会話の流れなどがあるためそこまで神経質になる必要もありません。
そもそも、上司も先輩社員も酔っぱらっているので些細な失敗は誰も覚えていません。
多少気が利かないぐらいが新人らしさがあって、上司や先輩社員の話のネタになるため、よほどのパワハラ発言がない限りは『すみませ～ん、勉強になります～。笑』ぐらいで受け流しておけばよいです。
締めの挨拶
時間がきたら締めの挨拶に移ります。
盛り上がりすぎて時間が押している場合はお店に迷惑が掛かるので雰囲気を見て幹事が促しましょう。
原則、上司（№１）にお願いします。
最後なので決して茶化したりせずまじめな顔をして上司の言葉に耳を傾けましょう。
会計
会計にもパターンがあります。
会費制の場合
事前に会費を徴収しておくと、とてもスマートです。
割り勘定の場合
上司に伝票（金額）を渡し、指示を仰ぎます。
一人当たりの金額を素早く伝えましょう。
新人幹事はあまり多く出す必要はない場合が多いです。
上司や先輩が全額払う場合
大きな声で『ごちそうさまです！』と言った後、小さな声で領収書が必要か確認しましょう。
領収書が必要な場合は、宛名の間違えがないように細心の注意を払いましょう。
２次会
コロナ以降、時代の背景もあり２次会は行きたい人のみで行くことが主流です。
無理に段取りしておく必要はなく、その場の雰囲気で決めればいいです。
２次会に行かず帰っても全く問題ないと思います。
後日
飲み会の次の日は参加者に必ずお礼を言いましょう。
直接言うのがベストですが、なかなか会えない場合はメールでもいいのでお礼を伝えましょう。
最後に
ここまでできれば幹事の仕事は終わりです。
簡単だったでしょ⁉️
幹事の仕事は、事前の段取りさえしっかりできれば、当日は少し気を配りながら楽しむだけです。
幹事が楽しんでいる飲み会は、周りも伝播していきます。
突然、幹事を任されてイヤイヤやっている新人幹事さんたちは、
外れくじとは思わずに思いっきり楽しんでやりましょう。
仕事も飲み会も段取り八分です。
